興味深いデータを発見。
先日の日曜まとめの最後で取り上げたビジネスメールについての調査が実は2014年からやっているらしく、項目により2012年からのデータもあるようなので、過去4年分のプレスリリースを見てグラフ化。
未来の社会人は必見、かも知れない。
ビジネスメール実態調査2012頃～2017年
元ネタはこちら。個別では無くカテゴリページへのリンク。
ビジネスメール実態調査 | 一般社団法人日本ビジネスメール協会
http://businessmail.or.jp/information/research
最新の2017年のみでは既にグラフ化されているので私の読書感想文を提出するだけになってしまうところ、2014年開始と知り過去分をまとめてグラフにしてみる事に。
全部は無茶な上、項目も多すぎるので一部のみ。
主な連絡手段はLINEが2割まで上昇
2012年のLINEが空白な理由は回答の選択肢として存在しなかったのだと思う。LINEが日本でリリースされたのは2011年6月。
サンプルの属性が変わるためかばらつきがあり、2014年まで6％ペースで上っていたものが2015年は逆に減少。そして再び上がり始め現在は約2割がビジネスでもLINEを主な連絡手段として利用。
「仕事上で」なので内外問わずだと思われ、主には内部でしょう。さすがに取引先とスタンプ送り合ったりはしないと思われ、ビジネスツールとしてどのくらい重視しているかは人により違うのでチェック頻度もまちまちなはず。
その上がり続けるLINEと反するかのごとく、「会う」というコミュニケーション手段の主となる割合が減り続けており、最新では4人中3人にまで減少。
「会う」が手っ取り早く最も簡単と言いたいところながら、ここまで連絡手段が増えて来ると、双方の都合を合わせたり移動したりなどで最良ではありながらやや手間だとも思える。
その他は過去と最新で大差無し。FAXとっとと絶滅してくれないだろうか＜紙嫌い ※ヤギでは無いので
メールの主たる送受信はスマホ5割へ
メール受送信を主に何で行うか、やはりPCがぶっちぎりで優勝中。
しかしながら2016年、昨年からはわずかに下がり始めており、代わりにスマホが伸びております。現在は5割なので2人中1人くらいの割合でPCとスマホを併用し、どちらでもメールを受送信しているのでしょう。
これを見たアホなメディアが、「最近の若者のスマホ好きの影響で～」とか言い始めそうだけれども、単にスマホの普及率が上がり、外回りする営業とかが外でもメール受送信していると考えるが自然。
メール形式はテキスト7割、HTML2割
意外と多いHTML、リッチテキスト派。
なぜそうする必要があるのか全く理由が解らない私はもちろんテキスト派であり、特にビジネスメールでHTML形式とか、送信した事は無く、受信も年に1人あるかどうかレベル。
HTMLの何がまずいかは一時期Outlookで祭りがあった通り、HTMLという事はJavascriptなども使えてしまうので、不用意に開いてしまうと危ないわけで。
個人的にはプライベートでもHTMLメールは開かない、というかテキストで表示されないようなメールは全部無視しております。
どうしてもHTML使いたいならURLを書いてウェブページへ誘導を。そのURLも知らないサイトならもちろん行かないので、メール送信したいならテキストを強くお勧め。
約7割がテキスト派ならば、彼らの中にも私と同じような考え方をしている人は結構多いはず。HTMLメール攻撃のおかげでOutlook ExpressがWindows標準入りでは無くなったと言えば、古くからのPCユーザがどのくらいビビっているかわかりやすそう。
外部の人からLINEで初連絡は失礼？
2位のTwitterで吹いた。そんな面白いアホが居るのだろうか。
これは実際にあった事では無く、「もしも」でしょうな。まさか電話番号を登録したからLINEで出たので取引先など相手に友達登録とか普通しない。
逆に名刺にFacebookやLINEのIDが書かれているなら？それは連絡手段として使用可能を意味していると思われ、私を例にするとメールアドレス以外のネット経由は記載していないのでLINEで連絡とか来るわけが無い。
この調査は2015年のみなので単なるネタでしょうな。
メールの改行は20～30文字前後が8割
意外と短め、最多は30文字前後ながら20前後も同じくらいの割合。
古くからパソコンを使っている人ならば、「メールの改行は38文字だろう」と言われることかと。私がそう。
なぜ38文字かは、Windowsが固まりまくっていた当時の主流メーラーがOutlook Expressで、標準で38文字（半角換算なら76バイト）で自動的に折り返されていた為。
これはマイクロソフトが定義したわけでは無く、もっと昔の大昔、パソコンがパーソナルでは無かった太古のコンピュータの画面が半角80文字しか表示できなかったので引用符分の余裕を取り76で改行していたと言われておりその名残。
では38文字が正しいのか、最もマナーとして良いかと言えばそこまで考える必要は無いと思う。私は。
15文字程度で改行しまくる人もいれば、全く改行しない人も、時には改行したりしない行があったりな人も。
今時な新たな考え方としては、「相手に合わせる」が正解と思っております。
理由は、宛先がGmailだとしても端末が何かまでは
判らない。
スマホやタブレットでもGmail使えるので、スマホ
の縦画面で
読む人ならば改行すると、こんな感じになってしま
うので、お
っさんらはご注意を。
メールのToやCcに「様」は必要なのか？
稀に居ますな、メールの宛先に「様」を付ける人。
- 例：ヒツジ先輩様 <btopc.com@gmail.com>
私はもちろん付けないというか右のカッコ内のアドレスしか宛先で表示しないよう送信するので様を付ける以前の問題。
おそらく「様」を付ける人はアドレス帳の中の宛先にも含まれる文字列の部分に「様」付けで登録しているのでしょう。やめた方が良いと思う。
なぜかは「様」付けが当然になってしまうと大量のCc（同報メール）入りへ返信する際、えらい事になってしまいましょう。
どういう事か具体的には、A社のBさんが同社の上司や同僚などC,D,E,F・・・と10人くらいCcへ突っ込んでメール送信して来たなら？そのCcの上司や同僚の名前にもちろんBさんは「様」など付けるわけが無いので、返信時に手動で全部「様」を突っ込んで行くのか？という話になってしまいましょう。
宛先はアドレスのみが無難、返信で「様」が付かなくとも何も変更していないのならそのまんま「様」無しで返信しても大丈夫。逆に大量のCc全員に「様」付けで返信が来たなら、こいつバカなのかヒマなのかどちらもかな？と思ってしまう。
また、「様」をいちいち突っ込まれると相手も付けないわけには行かない空気になってしまい逆に迷惑をかけてしまうやも知れず。
「Re：」を削除するバカタレは16％くらい
「Re：」を削除するのみならずタイトルまで変えてしまうとかアホ過ぎる。
もしかしてこういう人は引用もせず返信するのだろうか。ならば新規メールと変わらないわけで、なぜReが付くか、どうしてタイトルそのまんま引き継ぐのか、少しは考えないのだろうか。
考えない人が当サイトでも1割くらい居るのかも知れないので簡単に説明すると、Reはレスポンスの略で返信を意味する短い3文字。これを付けたまんまタイトルを一字一句変えず返信し続けるとツリー表示可能。
Gmailならば自動でグループが作られるはず。
というわけで、最近は相手がGmailでもパソコンなのかスマホなのか判らない事があるので引用の有無は相手に合わせるとしても、Reは削除せずどころかタイトルはいじらない事をお勧め。
余談だけれども、昔々電子メールが浸透していなかった頃、タイトルでも返信して来るツワモノが居り、毎回笑いながら返信した記憶がございます。
こんな感じ。以下タイトルのみ。
- 私「A品納期遅延について（6月15日発注分）」
- 相手「納期遅延申しわけございません。」
- 私「Re：納期遅延申しわけございません。」
- 相手「来週月曜の入荷次第即日発送いたします」
ちょっとかわいい。
話を戻すと、1日数通、毎週10通ほどのメールしか受送信しないならRe削除やタイトル変更は大して問題にならないけれど、毎日数十のメールをやり取りしている人は似た話があった場合どれがどの話なのか混乱するのでRe削除タイトル変更はやめましょう。
ビジネスメールの基本は受信し返信して覚える
社員研修でメールの書き方とか教えられた人は1割くらい。
仮に社員研修のある企業が5割くらいとするなら2割程度。
なぜビジネスメールの研修など無いかは常識さえあれば簡単過ぎるからだと思われ、「拝啓」で始まり季節のあいさつからな手紙とは違う為でしょう。
私も研修したこともされたことも無く、する必要性も感じない。どう覚えるかは、上司や先輩のメール送受信でCcを入れてもらいパクれば良いだけ。
私が初めて職場でメールを打つ事になった時は、まだ1人1台では無く1部署に1台のレベルであり、社内は内線電話が主流だったので誰も教えてくれない。
ならば来たメールをパクればよろしい。今でもよくやるので例を2つ。
- 株式会社ABC貿易
企画部長 青木 様 - ABC貿易 青木様
株をきっちり付けて役職なども入れるような取引先ならば同じように省略せず返信にも書いた方が良いだろうし、2番のように略しまくってくれるなら同じように簡易的な書き方でもよろしいかと。相手に合わせるが無難。
あとはだいたいお決まりのごとく、「お世話になっております。DEF商事の伊藤です。」から始まり、文章の最後に「よろしくお願いいたします。※致すは漢字にしない」で締め、その下へ自分の署名をぶち込んで終わり。
電子メールは手紙とメッセンジャーの間くらいと思えば良く、手紙ほど型にハマらなくて良く、メッセンジャーほどくだけすぎてもいけない感じ。
ビジネスメールの書き方は就職した後でも間に合うレベルなので、それよりもパソコンのキーボードを打てるようになっておきましょう。
＞FAXとっとと絶滅してくれないだろうか＜紙嫌い
＞※ヤギでは無いので
ああぁ、ヒツジ。
紙は喰わないが、焼酎は浴びるほど呑むとか。
＞LINEが2割まで上昇
弊社の場合、週3以上で依頼する運送屋なんぞは、LINEでメッセージを送り合うこともありますね。相手がドライバーですから基本的に運転中のため、電話は不可。ならば搬入とか搬出とかの時間連絡は、LINEが手軽で便利という流れ。
＞FAXとっとと絶滅してくれないだろうか
1．FAX送ったんですけど届きましたか～の電話をかけてくる
2．送ったFAXの内容について、商談の電話をかけてくる
3．写真をFAXで送ってくるが、白黒で出力されるため何が何だか分からない
4．字が下手で何が書いてあるのか読めない
5．送付状が無い上にページ数の記載も無く、受け取ったFAXに抜けが無いか不明
6．宛先が書いていないため、誰に宛てたFAXか不明
7．プリンタの排出先が1つのため、印刷した書類と混ざってFAXが行方不明に
8．FAX番号ではなく電話番号に宛てて、何度も何度もFAXを送ってくる
こういうことがあるため、FAXは私も嫌いです。
＞2人中1人くらいの割合でPCとスマホを併用
スマホから送信は滅多にしませんね。スマホでも設定すれば会社ドメインのメールを受け取れますが、ファイルの添付も面倒ですし、署名が変わったら変更するのもひと苦労ですから、スマホはほぼ受け専です。
＞仕事で外部の人から初めて連絡をもらうとき
私がちょっと失礼かなと思った体験だと、役所のとある課から個人用の携帯電話へ電話があった時ですかね。仕事用携帯の番号は教えていたのですが、そちらへの着信は運転中で出られなかった際、2時間後くらいに個人用の携帯に同番号から着信。どうやら急いで確認したい事項があったらしく、弊社の営業から番号を入手したとのこと。
個人情報ってなんだろうな、と思った次第。しかも内容は下らない案件。今日中に部品を発注したいからボルトのサイズを教えてくれとか、別に急ぎじゃなかろうと。
＞メールの改行
私は「自動改行される前に一文を切る」派。どうしても長くなる場合は、上下の文がなるべく同じ長さになるよう文字数を調整した上で、読点を打ちそこで改行します。
例
私は「自動改行される前に一文を切る」派。
どうしても長くなってしまう場合は、冗長にならない程度に文字数を増やし、
上下の文がなるべく同じ長さになるよう調整、読点を打ちそこで改行します。
こんな感じ。
＞ToやCcに「様」は必要なのか？
本文の宛名に様を付けているでしょうから、不要でしょう。そこまで馬鹿丁寧だとハードルを上げてしまいますから、本文で間違った敬語なんぞ使うと「見た目だけ取り繕ってる人だな」と判断されるやもしれませんし。
＞「Re：」を削除する
返信メールを何度も何度も送り合うとき、少しは気にして欲しいこと。
署 名 は 何 度 も 何 度 も 付 け る ん じ ゃ ね え
CCに私が入っているせいで、とある方々との返信合戦に巻き込まれることがあるのですが、5回くらい返信し合うと本文と引用文より署名の方が多い状態になり目障り。せめて送り合ってる2人の署名を1つずつ残し、他の無駄な署名は削除するくらいして欲しいもの。